Strengere eisen loonadministratie per 1 januari 2008

Vanaf 1 januari 2008 gelden strengere eisen voor de loonadministratie: de aanpassingen betreffen onder meer de uitbreiding van de toepassing van het anoniementarief en de invoering van de zogenaamde zesmaandenfictie.

Anoniementarief
De werkgever moet op basis van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB) in een aantal situaties loonheffing op het loon van de werknemer inhouden op basis van het zogeheten anoniementarief (2007: 52 procent). Het anoniementarief moest de werkgever tot 2008 toepassen als: 

- de werknemer naam, adres of woonplaats niet aan de inhoudingsplichtige heeft verstrekt; 
- de inhoudingsplichtige de identiteit van de werknemer niet heeft vastgesteld aan de hand van een geldig identiteitsbewijs en een kopie hiervan heeft opgenomen in de loonadministratie; 
- de werknemer onjuiste gegevens terzake heeft verstrekt en de inhoudingsplichtige dit wist of redelijkerwijs moest weten.

De toepassing van het anoniementarief is in 2008 op basis van de wetswijziging uitgebreid naar de volgende situaties: 

- De werknemer heeft geen of een onjuist sofi-nummer (BSN-nummer) opgegeven aan de werkgever.
 
Wanneer dit het geval is, is het de werknemer namelijk niet toegestaan om in Nederland te werken. De werkgever zal daarom in de loonadministratie een kopie moeten bewaren van de verblijfs- en tewerkstellingsvergunning van werknemers die verplicht zijn over deze documenten te beschikken. Een uitzondering voor deze verplichting is echter geformuleerd voor werknemers die op grond van internationale verdragen zijn uitgezonderd van de verplichting tot het hebben van een geldige verblijfs- en tewerkstellingsvergunning en voor personeel dat op Nederlandse ambassades werkt.

Zesmaandenfictie
Een inspecteur die tijdens een controle een werknemer aantreft die niet is opgenomen in de loonadministratie van de werkgever, ziet zich vaak geconfronteerd met het standpunt van de werkgever dat de werknemer (toevallig) de dag van controle is begonnen met werken. Tot voorkort moest de inspecteur vervolgens aantonen dat de werknemer al langer werkzaam is bij de werkgever. Om een einde te maken aan deze bewijsproblematiek voor de inspecteur is de zesmaandenfictie ingevoerd.

Factor zes
Op grond van de zesmaandenfictie wordt een werknemer, die niet is opgenomen in de loonadministratie en/of niet is aangemeld via een eerstedagsmelding, geacht al ten minste zes maanden in dienst te zijn bij de werkgever. De inspecteur kan op grond van deze fictie, zonder nader bewijs, naheffingsaanslagen loonheffingen over een periode van zes maanden opleggen. Als grondslag voor de naheffing dient ten minste het loon dat de werknemer geniet in het loontijdvak van het tijdstip van constatering, dat vervolgens wordt vermenigvuldigd met de factor zes.

Anoniem
Als er ook sprake is van een ’anonieme’ werknemer, zal de naheffing met toepassing van het anoniementarief (52 procent) plaatsvinden. Voor de premieheffing van de werknemersverzekeringen houdt de toepassing van het anoniementarief in dat bij de berekening van de verschuldigde premies geen rekening wordt gehouden met de franchise en het premiemaximum.

Bewijs
Na toepassing van de zesmaandenfictie door de inspecteur is het vervolgens aan de werkgever om overtuigend aan te tonen dat er geen dienstbetrekking aanwezig is óf dat de duur van de dienstbetrekking korter is dan zes maanden. Voor deze bewijslast geldt de vrije bewijsleer, wat inhoudt dat de werkgever zich van alle mogelijke soorten bewijs kan bedienen (werkroosters, getuigschriften, sollicitatiebrieven, voltijdsfunctie van de werknemer elders, etcetera). Als de inspecteur wil naheffen over een langere periode dan zes maanden, dan ligt de bewijslast voor de maanden die de termijn van zes maanden te boven gaan bij de inspecteur.

Let op!
De inspecteur kan geen loonheffingen naheffen op basis van de zesmaandenfictie over de periode vóór de inwerkingtreding van de wet.

Bron: Kluwerfinancieelmanagement.nl, 18 januari 2008